Explorando a Janela do Excel – Aula 1

Acessando o Excel

Há várias formas de acessar o Excel. A mais utilizada é clicar no botão Iniciar, Todos os programas, Microsoft Office, Microsoft Office Excel 2007 (figura 1).

 

Área de trabalho do Excel

Logo que abrimos o Excel, um documento é criado automaticamente com o nome de Pasta1 e é visualizada uma janela como a demonstrada na figura 2.

 

Menu – Clicando sobre o Botão Office, no canto superior esquerdo da janela do Excel, aparecerão funções como Salvar, Imprimir e Fechar entre outras, que são as principais ações desse aplicativo (figura 3).

 

Do lado direito do Botão Office, você poderá personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (figura 4), clicando na Cai x a de listagem (lista de opções disponíveis) . Para ativar ou desativar um comando, basta clicar sobre ele.

 

Barra de Título – Mostra o título do programa e o nome da pasta de trabalho que está aberta (figura 5).

 

Botão Ajuda – Acessa a ajuda do Office Online ou a local (salva no computador).
Controle da Janela – Controles para Minimizar (aparece na barra de tarefas), Maximizar (fica do tamanho da tela), Restaurar (pode ser redimensionada conforme a necessidade) e Fechar (fecha a janela). Você poderá utilizá-los para o Excel ou para cada pasta aberta (figura 6).

 

Faixa de Opções – A Faixa de Opções é o local onde estão os principais comandos do Excel, separados por guias: Início, Inserir, Layout da Página, Fórmulas, Dados, Revisão e Exibição (figura 7).

 

Caixa de nomes – Exibe o nome da célula ativa, formado pela letra da coluna e o número da linha. Por exemplo, A1. Caso várias células estejam selecionadas, será exibido o nome da primeira (figura 8).

 

Célula – Área de dados limitada por linhas e colunas (figura 9).

 

Célula ativa – Célula que receberá o conteúdo a ser digitado (figura 10).

 

Linha – Conjunto de células na posição horizontal (figura 11).

 

Coluna – Conjunto de células na posição vertical (figura 12).

 

Intervalo de célula – Duas ou mais células selecionadas (figura 13).

 

Inserir função – Insere uma fórmula pré-desenvolvida que simplifica e reduz as fórmulas na planilha.
Barra de fórmulas – Local onde os valores digitados (números, fórmulas e textos) serão visualizados e editados (figura 14).

 

Expandir barra de fórmulas – Aumenta a visualização da Barra de fórmulas. Está localizado à direita dela.
Divisores de planilha vertical horizontal – Dividem a planilha vertical ou horizontalmente para facilitar a visualização dos dados. Estão localizados nas barras de rolagem vertical e horizontal respectivamente.
Barras de rolagem – Permitem navegar pela planilha, quando ela for maior que a tela (figura 15).

 

Botões de movimentação entre planilhas – Permitem movimentar-se entre as planilhas que não estão sendo visualizadas na guia de planilhas (figura 16).

 

Guia de planilhas – Exibe os nomes das planilhas que fazem parte da pasta e permite inserir novas planilhas (figura 17).

 

Barra de status – Mostra informações sobre a planilha atual, tais como se a célula está sendo editada, se o conteúdo está pronto etc. Fica localizada na margem inferior da tela (figura 18).

 

Modos de exibição – As opções de exibição são encontradas à direita da Barra de status e permitem alterar a visualização da planilha. São as seguintes:

 

Ajuda

Se precisar de ajuda, é só clicar no botão Ajuda , localizado no canto superior direito da janela do Excel, ou pressionar a tecla F1. Abrir-se-á, então, uma janela, como mostra a figura 20.

Entendendo Melhor o Menu do Excel

Ao clicar no Botão Office, encontraremos as seguintes funções (figura 22).

 

Novo – Essa opção abre uma janela como a ilustrada na figura 23. Nela, você pode escolher um modelo (layout) para o novo documento. O modelo padrão é Pasta de trabalho em branco.

 

Inserindo dados

Por padrão, a pasta de trabalho é criada com três planilhas. Cada uma delas tem um nome na guia de planilha: Plan1, Plan2 e Plan3. Os dados são inseridos na planilha ativa. Para navegar entre elas, basta clicar sobre seu nome.

Vamos inserir alguns dados na pasta criada, a ser utilizada posteriormente para praticarmos os demais comandos.

Ao começar a digitar, você verá o conteúdo na célula e na Barra de Fórmulas (figura 24). Digite os dados e pressione a tecla ENTER para mover o cursor para a célula abaixo ou a tecla TAB para mover o cursor para a célula à direita.

Se você pressionar a tecla ESC, o conteúdo digitado será cancelado.

 

Você deve ter observado que o conteúdo da célula A3 – Pasta polionda – é maior que a largura da coluna e “invadiu” a célula B3. Isso acontece, porque a célula B3 está vazia. Assim que ela for preenchida, o conteúdo será visualizado parcialmente (figura 25). Mais adiante, veremos como resolver esse problema.

Agora, insira mais estes dados:

 

Salvar – Para salvar (gravar) uma pasta de trabalho, clique no Botão Office e, em seguida, em Salvar. Vale lembrar que a pasta de trabalho é salva com as alterações realizadas até o momento da ação de salvar, isto é, tudo o que você fizer depois disso não estará salvo, enquanto não clicar novamente em Salvar.

O arquivo terá a extensão .xlsx, que é inserida automaticamente pelo Excel. Vamos salvar a pasta de trabalho que acabamos de criar com o nome de Parte_Pratica (figura 26).

Não se esqueça de que todas as planilhas serão salvas e não apenas a atual.

 

É importantíssimo o hábito de manter o documento salvo. Entretanto, caso você se esqueça disso e, por algum problema, o computador se desligue inesperadamente ou trave, ainda há o recurso da Recuperação Automática de Arquivos.

 

Usando modelos prontos para criar planilhas

A seguir, vamos ver alguns modelos de planilhas que podem ser feitos com o auxílio do Excel (figuras 27 e 28). Para acessá-los, clique no Botão Office e, em seguida, no botão Novo. Após selecionar o modelo desejado, basta clicar em Baixar.

Abrir – Ao lado dos botões do menu, há uma área com o título Documentos Recentes (figura 29). Nessa área, aparecerão os últimos documentos acessados com o ícone no canto direito. Para fixar um documento na lista dos mais recentes, basta clicar neste ícone, que apresentará a seguinte forma:

 

Ao clicar no botão Abrir, aparecerá uma janela. Nela, você deve procurar o arquivo que deseja abrir (figura 30).

 

Ao localizar o arquivo desejado, clique em Abrir.

Salvar como – Para salvar uma pasta de trabalho no Excel, você deve clicar no Botão Office e, em seguida, em Sal var.

Se for preciso salvar a pasta de trabalho com outro nome ou em outro local, clique no botão Sal var com o, digite o nome desejado e/ ou selecione o local desejado (HD, CD, pendrive etc.) e clique em Salvar (figura 31).

 

Imprimir – Para imprimir uma planilha, é necessário ter uma impressora conectada ao computador ou a uma rede local.

Ao clicar no botão Imprimir, aparecerão três opções, como vemos na figura 32:

 

A opção Imprimir abrirá uma janela (figura 33) com configurações que permitirão selecionar a impressora, planilhas e páginas a serem impressas, número de cópias etc.

 

A opção Impressão Rápida imprime diretamente, sem nenhuma configuração.

A opção Visualizar Impressão permite conferir como ficará seu documento. Para voltar à visualização normal, clique no botão Fechar Visualização de Impressão (figura 34).

 

Fechar – Existem várias formas de encerrar o Excel. Uma delas é clicar no Botão Office e no botão Fechar.

Caso haja alguma alteração em sua pasta de trabalho que não tenha sido salva, aparecerá a seguinte mensagem (figura 35):

 

Vamos praticar? Exercícios: 1 , 2 e 3

A Faixa d e Opções

A Faixa de Opções (figura 37) mostra os comandos mais utilizados agrupados por temas, para que você não precise procurá-los em vários menus, facilitando o trabalho.

 

A seguir, apresentamos a Faixa de Opções e como trabalhar com ela.

O que há na Faixa de Opções?

Há três componentes básicos na Faixa de Opções (figura 38). Veja quais são e como utilizá-los.

 

1 – Guias – Há sete guias básicas na parte superior. Cada uma representa uma área de atividade e apresenta os comandos reunidos por grupos. Por exemplo, a guia Início contém todos os comandos que você utiliza com mais frequência. E os botões Recortar, Copiar e Colar estão no grupo Área de Transferência.

2 – Grupos – Cada guia tem vários grupos, que mostram os itens relacionados em conjunto.

3 – Comandos – Um comando é um botão, uma caixa para inserir informações ou um menu.

 

Confira abaixo os grupos de cada uma das guias:

• Início – Área de transferência, Fonte, Alinhamento, Estilo, Células e Edição.
• Inserir – Tabelas, I lustrações, Gráfico, Link e Texto.
• Layout da Página – Temas, Configurar Página, Dimensionar para Ajustar, Opções de Planilha e Organizar.
• Fórmulas – Biblioteca de funções, Nomes definidos, Auditoria de fórmulas e Cálculo.
• Dados – Obter dados externos, Conexões, Classificar e filtrar, Ferramentas de dados e Estrutura de tópicos.
• Revisão – Revisão de texto, Comentários e Alterações.
• Exibição – Modo de exibição de pasta de trabalho, Mostrar/ Ocultar, Zoom, Janela e Macros.

Alguns grupos têm uma seta diagonal no canto inferior direito, chamada Iniciador de Caixa de Diálogo. Ao clicar nela, você verá mais opções relacionadas a esse.