Função ÍNDICE no Excel

O que é a Função ÍNDICE?

A função ÍNDICE retorna um valor ou a referência a um valor de dentro de uma tabela ou intervalo. Esta função permite buscar dados dentro de uma tabela ou intervalo, informando o número da linha e coluna.

Quando Utilizar a Função ÍNDICE?

A função ÍNDICE serve principalmente para retornar valores específicos e ordenados. Pode ser bastante útil, por exemplo, para gestores de RH que possuem várias informações para um mesmo funcionário e não podem perder tempo procurando algo único nas diversas informações agrupadas.

Sintaxe da Função ÍNDICE

Há duas maneiras de usar a função ÍNDICE:

Se você deseja retornar o valor de uma célula especificada ou uma matriz de células, utilize a Forma matricial.

Se você deseja retornar uma referência a células especificadas, utilize a Forma de referência.

Forma Matricial

ÍNDICE(matriz; núm_linha; [núm_coluna])

• Matriz. Obrigatório. Um intervalo de células ou uma constante de matriz. Se a matriz contiver apenas uma linha ou coluna, o argumento Núm_linha ou Núm_coluna correspondente é opcional. Se a matriz tiver mais de uma linha e mais de uma coluna e apenas Núm_linha ou Núm_coluna for usado, ÍNDICE retornará uma matriz referente à linha ou coluna inteira da matriz.
• Núm_linha. Obrigatório. Seleciona a linha na matriz a partir da qual um valor deverá ser retornado. Se Núm_linha for omitido, Núm_coluna é obrigatório.
• Núm_coluna. Opcional. Seleciona a coluna na matriz a partir da qual um valor deverá ser retornado. Se Núm_coluna for omitido, Núm_linha é obrigatório.

Forma de Referência

ÍNDICE(referência, núm_linha, [núm_coluna], [núm_área])

• Referência. Obrigatório. Uma referência a um ou mais intervalos de célula. Se você estiver inserindo um intervalo não adjacente para a ref, coloque ref entre parênteses. Se cada área na referência contiver apenas uma linha ou coluna, o argumento Núm_linha ou Núm_coluna, respectivamente, será opcional. Por exemplo, para uma referência de linha única, use ÍNDICE(ref;;núm_coluna).
• Núm_linha. Obrigatório. É o número da linha em ref de onde será fornecida uma referência.
• Núm_coluna. Opcional. É o número da coluna em ref de onde será fornecida uma referência.
• Núm_área. Opcional. Seleciona um intervalo na referência a partir do qual deve ser retornada a interseção de núm_linha com núm_coluna. A primeira área selecionada ou inserida recebe o número 1, a segunda recebe o número 2 e assim por diante. Se Núm_área for omitido, ÍNDICE usará a área 1.  Todas as áreas listadas aqui devem estar localizadas em uma única planilha.

Como Utilizar a Função ÍNDICE?

Supomos que um gestor de RH tem a seguinte planilha em seu computador:

Agora imaginemos o gestor de uma grande empresa, com muitas outras colunas contendo informações variadas, como por exemplo, se fez capacitação, números de identificação profissional, número dentro da empresa, e-mail, etc. Agora imagine ele ter que pegar o nome no início da planilha e depois ter que navegar até a coluna 20 ou 30 para checar um dado, imagine ele fazer isso com vários funcionários. Bastante trabalhoso, certo? Certos, mas não se ele souber utilizar a função ÍNDICE. Bom, vamos ensinar como nosso amigo, gestor de RH, pode fazer isso de uma forma bem simples.

A função ÍNDICE requer bastante atenção, pois embora seja fácil, é maior do que as demais e demanda maior atenção na hora de digitar as referências a serem buscadas. Esta é a sua sintaxe: =ÍNDICE(matriz,núm_linha,núm_coluna).

Vamos agora colocar ela na nossa planilha e referenciar para aprender o papel de cada partezinha.

Digamos que este gestor queira saber o salário de algum funcionário específico, neste caso Armando. Neste exemplo ele selecionará uma célula vazia e escreverá a função da seguinte maneira =ÍNDICE(B4:L9;3;6), onde, B4:L9 corresponde à matriz, ou seja, a área onde o Excel irá fazer a busca, num_linha corresponde à linha do funcionário Armando e num_coluna ao que desejamos saber, neste caso a coluna do salário.

Repare em algo muito importante: O número da linha e da coluna da matriz NÃO TEM RELAÇÃO com o número da linha e da coluna da planilha. Notem que, no nosso exemplo, a linha 2 da MATRIZ está, fisicamente, na linha 6 da PLANILHA. O mesmo procedimento ocorre com o número relativo á coluna.

Note também que é possível deixar tudo mais automatizado, podendo, por exemplo, referenciar a coluna e linha a uma célula fixa e não a um número de linha ou coluna em si. Vejamos no exemplo abaixo para ficar mais claro.

No exemplo acima veja que referenciei a função a uma célula específica, no caso o dado referente à coluna ficou atrelado à célula H15 e o dado referente à coluna à L15. Dessa forma, a função irá buscar sempre as referências que se encontrarem nestas células específicas e qualquer mudança nelas irá gerar um resultado diferente. Na imagem abaixo veja que mudamos a informação contida na célula referente à linha para ser buscado um funcionário diferente e note como a informações contida no campo “Salário” muda automaticamente.

Veja como fica com células fixas. O que você mudar nas mesmas mudará automaticamente no resultado exibido.

Agora digamos que este mesmo gestor tenha dois grupos distintos em sua planilha, será possível fazer uma busca escolhendo o grupo a ser buscado? Certamente, veja o próximo exemplo:

Repare que no exemplo acima a planilha contém o quadro relativo aos funcionários efetivos e aos estagiários. Neste exemplo iremos criar o que chamamos de área. Preste atenção na sintaxe, pois ela muda um pouquinho em relação à aprendida anteriormente. Ela ficara assim: =ÍNDICE((área1;área2;);num_linha;num_coluna;num_área).

Preste atenção aos detalhes. Dentro do parêntese principal da função deve ter outro parêntese contendo as áreas que você irá permitir a pesquisa. Dessa forma será possível utilizar os mesmos dados para linha e coluna alterando somente a área que deve ser feita a pesquisa. Confira como ficou a função preenchida no nosso exemplo:

Com a configuração de área pronta e também fixada a uma célula específica (no nosso caso à I21) os valores exibidos podem ser mudados da mesma forma que os valores de linha e colunas afixados a uma célula específica, conforme aprendemos lá atrás. Repare que ao mudar o valor da área de 1 para área 2, ela passa a mostrar o número de telefone do funcionário que se encontra na linha 3, coluna 5 da nova área selecionada, neste caso a dos estagiários.

Lembre-se que não há limite para a quantidade de áreas que podem ser criadas, apenas coloque-as todas dentro de um parêntese interno ao parêntese principal e separá-las com ponto e vírgula. Sua numeração obedecerá a ordem em que forem criadas dentro da sintaxe da função.